Meer dan alleen de prijs

Een nieuw ingrediënt kan zich in de productie anders gedragen, extra testen vereisen, leiden tot aanpassingen van de formulering, nieuwe documentatievereisten met zich meebrengen of invloed hebben op de consistentie van het eindproduct.

Daarom moet een leverancierswissel worden beschouwd als een gecontroleerde productiewijziging, en niet alleen als een inkoopbeslissing.

Het prijsverschil is slechts het begin

Stel dat een fabrikant een nieuwe leverancier vindt die een ingrediënt 5% goedkoper aanbiedt dan de huidige leverancier.

De potentiële besparing is aantrekkelijk, maar voordat die besparing werkelijkheid wordt, moet de fabrikant mogelijk verschillende stappen doorlopen.

• De nieuwe leverancier beoordelen
• Specificaties en technische documentatie controleren
• Monsters vergelijken
• Laboratoriumtests uitvoeren
• Productieproeven uitvoeren
• De formulering aanpassen
• Kwaliteitscontroles herhalen
• Interne documentatie bijwerken
• Productieteams informeren
• De resterende voorraad van de vorige leverancier beheren
• De eerste commerciële batches monitoren

De werkelijke kosten van een leverancierswissel zijn dus veel breder dan het verschil tussen twee aankoopprijzen.

De goedkeuring van een leverancier kan audits, vragenlijsten, evaluaties van eerdere prestaties en productproeven omvatten. De richtlijnen van de FAO noemen productproeven specifiek als een manier om te beoordelen hoe het product van een potentiële leverancier presteert binnen het eigen productieproces van de fabrikant.

Testing and validation take time

Een van de eerste verborgen kosten is de tijd die nodig is om vast te stellen of het nieuwe ingrediënt daadwerkelijk geschikt is. Een laboratoriummonster kan veel informatie opleveren, maar blijft beperkt in zijn mogelijkheden. Een ingrediënt kan zich immers anders gedragen zodra het in het werkelijke productieproces wordt gebruikt.

Afhankelijk van het materiaal kunnen fabrikanten onder andere het volgende moeten evalueren:

• Vochtgehalte
• Wateractiviteit
• Deeltjesgrootte
• Stortgewicht
• Vloeigedrag
• Oplosbaarheid
• Viscositeit
• Smaak
• Kleur
• Eiwitfunctionaliteit
• Thermische stabiliteit
• Microbiologische kenmerken

De relevante parameters hangen af van het ingrediënt en de toepassing ervan. Wanneer een fabrikant van leverancier verandert, moet hij bovendien een nieuwe historiek van de prestaties van de nieuwe leverancier opbouwen, in plaats van uitsluitend te vertrouwen op de ervaring met de vorige leverancier.

Een overeenkomstige specificatie garandeert geen overeenkomstige prestaties

Dit is een van de meest voorkomende veronderstellingen bij een leverancierswissel. Twee ingrediënten kunnen aan dezelfde specificaties voldoen en zich toch verschillend gedragen.

Twee poeders kunnen bijvoorbeeld vergelijkbare waarden voor vocht en eiwit hebben, maar verschillen op het gebied van:

• Deeltjesgrootteverdeling
• Stortgewicht
• Vloeigedrag
• Verwerkingshistoriek
• Warmtebehandeling
• Smaakintensiteit
• Oplosbaarheid
• Stofvorming

Die verschillen worden soms pas duidelijk wanneer het ingrediënt in de werkelijke formulering wordt gebruikt. Het productieteam kan bijvoorbeeld vaststellen dat een poeder zich anders gedraagt in een doseersysteem, terwijl het R&D-team een verandering in viscositeit opmerkt. Ook het eindproduct kan een iets andere textuur of smaak hebben. Dat betekent niet noodzakelijk dat het nieuwe ingrediënt ‘slecht’ is. Het kan eenvoudigweg betekenen dat de prestaties van een ingrediënt van meer afhangen dan alleen de basisspecificaties. Daarom moet de vergelijking van analytische specificaties worden aangevuld met toepassingsproeven wanneer het ingrediënt een belangrijke invloed heeft op de prestaties van het eindproduct.

Productieproeven brengen ook kosten met zich mee

Een productieproef vraagt om meer dan alleen ingrediënten.

Er zijn ook nodig:

• Productietijd
• Capaciteit van de apparatuur
• Operators
• Energie
• Reinigingstijd
• Verpakkingsmaterialen
• Laboratoriumcapaciteit
• Capaciteit voor productieplanning

Als de proef niet het gewenste resultaat oplevert, lopen de kosten verder op, vooral wanneer het team de formulering moet aanpassen en een nieuwe proef moet uitvoeren. Dat is een van de redenen waarom een gestructureerd proefproces efficiënter kan zijn dan rechtstreeks over te stappen van een klein laboratoriummonster naar een volledige commerciële bestelling.

Herformulering kan een tweede reeks kosten veroorzaken

Soms werkt het nieuwe ingrediënt wel, maar niet helemaal op dezelfde manier.

De fabrikant kan dan het recept moeten aanpassen.​

Bijvoorbeeld:

• Een ander poeder kan een aanpassing van de hydratatie vereisen.
• Een ander cacaopoeder kan de kleur of smaak beïnvloeden.
• Een ander eiwit kan de viscositeit veranderen.
• Een andere bloem kan de wateropname of het deeggedrag beïnvloeden.
• Een ander melkpoeder kan de romigheid of het algemene zuivelprofiel veranderen.

De verandering van ingrediënt wordt dan ook een wijziging van de formulering, die afhankelijk van het product extra R&D-werk, tests, houdbaarheidsevaluaties en goedkeuring door de klant kan vereisen. Het goedkopere ingrediënt kan nog steeds de juiste keuze zijn. De werkelijke kostprijs moet echter ook rekening houden met het werk dat nodig is om ervoor te zorgen dat het ingrediënt correct presteert in de beoogde toepassing.

Ook in de productie kunnen verborgen kosten ontstaan

De gevolgen kunnen aanhouden, zelfs nadat de nieuwe leverancier is goedgekeurd. Een nieuw ingrediënt kan immers veranderen hoe een product zich gedraagt op de productielijn.

Bijvoorbeeld:

• Vloeigedrag kan het doseren beïnvloeden. 
• Deeltjesgrootte kan de dispersie en het mengen beïnvloeden.
• Vochtgehalte kan de verwerking en opslagstabiliteit beïnvloeden.
• Wateractiviteit kan de stabiliteit van het product beïnvloeden.
• Verwerkingshistoriek kan de functionaliteit beïnvloeden.
• Smaakintensiteit kan het sensorische profiel van het eindproduct beïnvloeden.

Deze veranderingen kunnen leiden tot:

• Langere mengtijden
• Extra aanpassingen
• Vaker ingrijpen op de productielijn
• Meer materiaalverlies
• Lagere rendementen
• Meer reiniging
• Extra kwaliteitscontroles

Afzonderlijk beschouwd lijken deze kosten misschien beperkt. Over honderden productieruns kunnen ze echter aanzienlijk oplopen.

Vergeet de kosten van de overgang zelf niet

Er is ook een operationele vraag: wat gebeurt er met de bestaande voorraad?

Als het ingrediënt van de vorige leverancier al in het magazijn ligt, moet de fabrikant mogelijk gedurende de overgang met twee leveranciers werken.

Dat kan extra complexiteit veroorzaken rond:

• Voorraadrotatie 
• Batchtraceerbaarheid 
• Productieplanning 
• Minimale bestelhoeveelheden 
• Magazijnruimte 
• Productidentificatie 
• Lijsten van goedgekeurde leveranciers

Een slecht getimede overstap kan ertoe leiden dat de fabrikant met een te grote voorraad van het oude ingrediënt blijft zitten of onvoldoende van het nieuwe ingrediënt beschikbaar heeft. Daarom moet de overgang worden gecoördineerd tussen de aankoopdienst, kwaliteitsdienst, R&D en productie.

Continuïteit van de bevoorrading blijft belangrijk na goedkeuring

De eerste levering correct laten verlopen, volstaat niet. De nieuwe leverancier moet ook aantonen dat hij het ingrediënt op een consistente en betrouwbare manier kan leveren.

Dit betekent dat er verder moet worden gekeken dan het eerste succesvolle monster of de eerste geslaagde productieproef. Relevante vragen zijn onder andere:

• Kan de leverancier het vereiste volume blijven leveren?
• Zijn de levertijden consistent?
• Waar wordt het ingrediënt geproduceerd?
• Kan de productie naar een andere locatie worden verplaatst?
• Hoe worden wijzigingen gecommuniceerd?
• Wat gebeurt er bij verstoringen in de bevoorrading?
• Is er een back-uplocatie voor productie?
• Kan de leverancier hogere volumes ondersteunen als de vraag toeneemt?

Bij leveranciersbeheer moet ook rekening worden gehouden met belangrijke wijzigingen bij de leverancier, zoals veranderingen in grondstofbronnen, verwerkingsmethoden of productielocaties. Dergelijke wijzigingen kunnen een interne beoordeling of herkwalificatie vereisen.

Wat kost een leverancierswissel nu echt? De aankoop prijs is slechts één onderdeel van de berekening.

Een realistischer beeld omvat:

• Prijs van het ingrediënt
• Kwalificatie en testen
• Productieproeven
• R&D-tijd
• Mogelijke herformulering
• Aanpassingen in de productie
• Materiaalverlies of rendementsverlies
• Documentatie en goedkeuringswerk
• Beheer van de voorraad tijdens de overgang
• Monitoring na goedkeuring

Dat betekent niet dat veranderen van leverancier een slecht idee is. Een leverancierswissel kan de kosten verlagen, de beschikbaarheid verbeteren, de leveringszekerheid vergroten of een fabrikant toegang geven tot een ingrediënt met betere prestaties. Het belangrijkste is om de totale kosten en de totale risico’s te begrijpen voordat de overstap wordt gemaakt.

Een veiligere manier om van leverancier te veranderen

Een gecontroleerde leverancierswissel hoeft niet ingewikkeld te zijn.​

Een praktische aanpak is:

1. Vergelijk de ingrediënten

Begin met de specificaties, het analysecertificaat (CoA) en de technische documentatie. Kijk vervolgens naar de eigenschappen die daadwerkelijk van belang zijn voor uw toepassing.

2. Test het ingrediënt

Voer waar nodig laboratoriumtests of proeven op kleine schaal uit. Besteed daarbij bijzondere aandacht aan verschillen in functionaliteit, smaak, textuur en verwerkbaarheid.

3. Voer een productieproef uit

Test het ingrediënt onder de relevante verwerkingsomstandigheden. In deze fase kunnen verschillen die op papier niet zichtbaar waren, aan het licht komen.

4. Valideer het eindproduct

Controleer de eigenschappen die van belang zijn voor de klant en het eindproduct. Dat kunnen onder meer het sensorische profiel, de textuur, de kleur, de stabiliteit, het rendement of andere toepassingsspecifieke parameters zijn.

5. Schakel geleidelijk over

Zodra het ingrediënt de vereiste controles heeft doorstaan, kunt u gecontroleerd overstappen naar de reguliere productie. Door de eerste commerciële partijen nauwgezet op te volgen, krijgt het team nog een kans om de consistentie te bevestigen voordat de samenwerking met de oude leverancier volledig wordt beëindigd.

De goedkoopste leverancier is niet altijd de goedkoopste optie

Een lagere ingrediëntprijs kan een echte besparing opleveren, maar alleen als het ingrediënt betrouwbaar presteert en de overgang niet elders in de bedrijfsvoering tot extra kosten leidt.

De betere vraag is daarom niet:

“Welke leverancier heeft de laagste prijs?”

Maar eerder:

“Welke leverancier biedt ons de beste combinatie van kosten, consistentie, prestaties en leveringszekerheid?”

Bij Castle Ingredients vinden we dat veranderingen van leverancier moeten worden beoordeeld met het productieproces in gedachten. Dat betekent dat we verder kijken dan het specificatieblad, de relevante eigenschappen vergelijken, waar nodig tests uitvoeren en het ingrediënt valideren voordat we overstappen naar productie op industriële schaal. Een leverancierswissel hoeft geen productieprobleem te worden. Hoe eerder u de verborgen kosten in kaart brengt, hoe gemakkelijker u ze onder controle kunt houden.